Dobry onboarding to uporządkowany proces, który w pierwszych tygodniach pomaga nowej osobie zrozumieć firmę, swoją rolę i zespół. Obejmuje przygotowanie stanowiska przed pierwszym dniem, jasny plan wdrożenia, opiekuna oraz regularne rozmowy o postępach. Dzięki temu pracownik szybciej zaczyna być samodzielny, a firma zmniejsza ryzyko, że nowa osoba odejdzie już na początku współpracy.
Czym jest onboarding i dlaczego warto go zaplanować?
Onboarding to proces wdrożenia nowego pracownika, który zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy, a kończy, gdy osoba czuje się pewnie w zespole i realizuje swoje zadania samodzielnie. Nie jest to jednorazowe szkolenie ani rozmowa z przełożonym, lecz zestaw kolejnych, przemyślanych kroków.
W wielu firmach wdrożenie sprowadza się do pokazania biurka i przekazania kilku loginów. Nowa osoba musi wtedy sama domyślać się, jak działa zespół, kto za co odpowiada i czego się od niej oczekuje. Ta niepewność szybko przekłada się na stres, wolniejsze wchodzenie w rolę i większą liczbę błędów. Zaplanowany onboarding porządkuje ten etap i pokazuje, że firma jest przygotowana na przyjęcie nowej osoby.
Etap 1. Przed pierwszym dniem
Wdrożenie zaczyna się w chwili, gdy kandydat przyjmuje ofertę. Warto wykorzystać ten czas, aby zbudować dobre pierwsze wrażenie i zdjąć z nowej osoby część niepewności.
Wyślij krótką wiadomość powitalną z informacją, o której godzinie i gdzie zaczyna się pierwszy dzień.
Przygotuj stanowisko pracy, sprzęt i dostępy do potrzebnych narzędzi.
Poinformuj zespół, kto dołącza, na jakim stanowisku i czym będzie się zajmować.
Wyznacz opiekuna, czyli osobę, do której nowy pracownik może zwracać się z bieżącymi pytaniami.
Przygotuj plan pierwszego tygodnia, nawet jeśli ma być prosty i ramowy.
Etap 2. Pierwszy tydzień
Pierwsze dni decydują o tym, jak nowa osoba odbierze firmę. Nie chodzi o to, by od razu obciążyć ją zadaniami, ale by dać jej poczucie, że jest oczekiwana i wie, dokąd zmierza.
Powitanie przez przełożonego i krótkie oprowadzenie po firmie lub omówienie zasad pracy zdalnej.
Przedstawienie zespołu oraz osób, z którymi będzie współpracować najczęściej.
Omówienie misji, wartości i sposobu działania organizacji.
Wyjaśnienie zakresu obowiązków oraz tego, jak będzie mierzony sukces na stanowisku.
Wspólny lunch lub kawa z zespołem, która pomaga zbudować pierwsze relacje.
Rozmowa podsumowująca na koniec tygodnia, podczas której pracownik może zadać pytania i podzielić się wrażeniami.
Etap 3. Pierwszy miesiąc
W tym czasie nowa osoba uczy się procesów, poznaje narzędzia i zaczyna realizować pierwsze zadania. Ważne, aby zadania rosły stopniowo, a każde z nich miało jasny cel i termin.
Dobrą praktyką jest ustalenie krótkich, konkretnych celów na pierwsze 30 dni. Mogą to być na przykład opanowanie kluczowych narzędzi, poznanie najważniejszych klientów lub procesów oraz samodzielne wykonanie pierwszego mniejszego projektu. Cotygodniowa, krótka rozmowa z przełożonym pozwala na bieżąco korygować kierunek i odpowiadać na pytania, zanim urosną do problemu.
Etap 4. Drugi i trzeci miesiąc
Po pierwszym miesiącu nacisk przesuwa się z nauki na samodzielność. Pracownik przejmuje coraz więcej odpowiedzialności, a przełożony zamiast prowadzić go za rękę, staje się partnerem do rozmowy.
Warto w tym okresie zaplanować dwa ważne spotkania. Pierwsze, po około 60 dniach, służy omówieniu tego, co idzie dobrze, a co sprawia trudność. Drugie, po 90 dniach, jest podsumowaniem okresu wdrożenia i punktem wyjścia do wyznaczenia celów rozwojowych. Na tym etapie dobrze jest też poprosić nową osobę o opinię na temat samego onboardingu. Świeże spojrzenie często pokazuje braki, których zespół już nie zauważa.
Najczęstsze błędy w onboardingu
Brak przygotowanego stanowiska i dostępów w pierwszym dniu.
Zbyt dużo informacji naraz, bez podziału na etapy.
Brak opiekuna, do którego można zwrócić się z prostym pytaniem.
Niejasne oczekiwania i brak informacji zwrotnej w pierwszych tygodniach.
Zakończenie wdrożenia po kilku dniach, zamiast prowadzenia go przez pierwsze miesiące.
Jak zacząć, jeśli firma nie ma jeszcze procesu wdrożenia?
Nie trzeba od razu budować rozbudowanego programu. Na początek wystarczy prosta lista kontrolna z czterema elementami: przygotowanie stanowiska, plan pierwszego tygodnia, wyznaczony opiekun i rozmowy po 30, 60 i 90 dniach. Z czasem proces można rozwijać na podstawie opinii nowych pracowników.
Jeśli w firmie brakuje czasu lub doświadczenia, pomocne bywa wsparcie z zewnątrz. Pracą nad procesami HR, w tym wdrożeniem nowych osób, zajmuje się między innymi GoodHR, firma doradcza wspierająca organizacje w budowaniu kultury pracy i rozwoju zespołów.
Podsumowanie
Dobrze zaplanowany onboarding to inwestycja, która zwraca się w postaci szybszego wejścia w rolę, lepszych relacji w zespole i większej szansy na to, że nowy pracownik zostanie w firmie na dłużej. Wystarczy jasny plan, opiekun i regularna rozmowa.
